JAWS-UG Shimane Vol.3 で文書管理(保存)について発表しました

created at: 2014/12/09, by:

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 この記事は法務系Advent Calendar 2014に参加しています。

 

 去る2014年12月6日、JAWS-UG ShimaneVol.3という勉強会でお話をさせていただきました。

 この勉強会はAmazon Web Services(以下、AWS)という、Amazonのインフラ(サーバー)を利用できるクラウドサービスの勉強会であるにも拘わらず、あえてAWSの話題を避けた法務系の発表をしてみました。

 

 そして、このエントリは逆にAWSの話題を法務系のAdvent Calendarに参加するという冒険エントリとさせていただきました。

 なんという迷惑な奴…という声は、持ち前のスルー力で乗り切って、このエントリをスタートします。

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 ※写真はcloudpackさんからいただいたAWSグッズです。ありがとうございます!(いただいたグッズはジャンケン大会にてワケワケさせていただきました。)

基本的には「保存」の話ではなく「捨てたい!」という話

 発表の時に使用したスライドはこちらです。

 

社労士的に思うAmazon S3魅力と文書管理についての考察 from Takashi Uchibe

 

 基本的には、単に「保存したい!」という話では無く、「紙の書類うっとうしいから捨てたい!」というのが話のポイントです。

 一般的には紙の文書を(例えば)PDFにして利用するという事は、多くの企業でなされていると思います。紙で受け渡しをするよりも便利な事が多いですし、受け渡したデータは紙にしたければ自分でプリントアウトすれば良いですから。

 

 ところが、紙の文書を電子化したら原本を捨てて良いかと言えば、それは違います。

 法務系エントリ読者の皆様にとっては、この辺りは常識であり、スライドの行間や不足を補ってご覧いただけるかと思います(むしろ僕より詳しいかと…)。スライド自体は、話のきっかけに利用しているので、スライドに表記されていないネタを熱く語っていたりします。

 というわけで、このエントリではAWSの話を中心にしてみたいと思います。

知らずに使っているかもしれないAWS

 AWSはGmailのようないわゆるSaaSではない(Amazon Zocaloみたいなサービスも出てきていますが…)ので、自分は利用した事が無いという人が多いかもしれませんが、もしかしたら皆さんも知らない間にAWSを使用しているかもしれません。

 

 AWSの公式サイトでは導入事例が紹介されています。これを見るだけでも、AWSがいかに様々な会社で利用されているサービスかという事がわかります。導入事例で紹介されている企業のサービスを使った事はありませんか?

 自分たちが使っているWebサービスには、「実はAWSの上で動いている」というものがありますし、そういった我々ユーザーが直接使用するサービス以外にも、様々な会社のインフラを担っています。

 自分はAWSを利用していないという人も、実は間接的にAWSユーザーの可能性があるのです。

Amazon S3 と Amazon Glacier

 AWSはAmazonが提供しているサービスの総称にあたります。AWSの中でデータを保管するためのサービスはAmazon Simple Strage Service(Amazon S3)Amazon Glacierになります。

 従量制の料金体系なので、使った分だけの支払いですみますし、そもそもの単価も安いです。

 

 Amazon S3とAmazon Glacierは共にストレージサービス(データを保管するためのサービス)になります。GlacierはS3と違い、保管のコストは安いものの、データを取り出すのに時間がかかります。普段は使用しないが保管しておきたいものはGlacierに保管すれば良いわけです。これは文書の保管にぴったりですね。

 

 では、S3は使わないかと言えばそんな事はありません。

 Glacierは前述の通り、すぐに保存したデータを使用することができず、復元するのに時間がかかります。さらに、「ゆっくりと復元する」「総量の5%まで復元する」のであればお金はかかりませんが、それ以上の復元をしようとするとお金がかかってきます。そこで、すぐにデータが利用できるS3と併せることで、より便利にGlacierを利用することができます。

 

 S3には、一定期間(ユーザーが設定)が経過すると、自動的にGlacierで保管するという設定があります。ですので、まずはS3に保管するというやり方をする事で、Glacierを意識せずに使うことが出来るのです。とても便利ですね。

どうやって使うのか

 スライドの中ではNASを使用する例を紹介しました。実際に自分が使っているのはQNAP製品です。マニュアルも充実していますし、ネット上ではQNAPとAmazon S3を使用したレポートも多く見受けられます。

 私の次の発表者、ファーエンドテクノロジーの前田さんからも紹介があったのですが、Amazon S3に対応したクライアントソフトを使用するという事も考えられます。

 究極的には、自前でシステムを構築するという事も考えられます。

まとめ

 安価に大容量の保管ができて、堅牢性も高く、暗号化等のセキュリティ設定も柔軟に行えるAWSは、最初の使用については若干の敷居の高さがあるものの、学習コストを払ってでも使用する価値のあるサービスだと思います。前述のようなNASから使用するのであれば、そもそもの学習コストも低いです。(NASのセキュリティには気をつけるべきですが。)

 特に、タイムスタンプ、電子署名といった、電子文書について法的な要件を満たしたものを保存するには、AWSのような純然たるストレージの方に魅力を感じてしまうのは私だけでしょうか…。ファイル共有サービスのような容易に改変できてしまうのは、便利な反面問題も発生する時があります。(場合によって使い分けろってことでしょう。きっと。)

 

 さすがにこのエントリ一つでは使い方を詳しくは紹介しきれませんので、興味のある方々は調べてみてはいかがでしょうか?各地で勉強会も開催されていますので、そういった場所に行ってみるというのも一つの手かもしれません。

 それでは次回のJAWS-UGでお目にかかるのを楽しみにしています!